This Policy describes how Advance HE will collect, use, and protect personal data about individuals and what rights these individuals have over their data.
إذا كنت قد تلقيت رسائل بريد إلكتروني منا، فيمكنك أيضًا تحديث تفضيلات الاتصال الخاصة بك أو إلغاء الاشتراك في الرسائل التسويقية.
Information on Advance HE data policies
1 الغرض
1.1 Advance HE is a company limited by guarantee incorporated in England and Wales under company number 4931031 and a company limited by guarantee registered in Ireland no. 703150.
1.2 Advance HE is registered as a charity in England under charity number 1101607 and in Scotland under charity number SC043946, with its registered UK office at Innovation Way, York Science Park, York YO10 5BR and its registered Ireland office at First Floor, Penrose 1, Penrose Dock, Cork, T23 KW81, Ireland.
1.3 تواصل معنا عبر صفحة خدمة العملاء.
2 نطاق
2.1 This Policy describes how Advance HE will collect, use, and protect personal data about individuals and what rights these individuals have over their data.
2.2 For the purpose of data protection legislation, which includes the Data Protection Act 2018; and the General Data Protection Regulation (Regulation (EU) 2016/679 (the “GDPR”)), or such replacement thereof in the UK, Advance HE is the “data controller”.
2.3 This means that Advance HE is responsible for deciding how we collect, use and store personal data about an individual.
2.4 Advance HE is registered with the Information Commissioner’s Officer (ICO) under number Z8550188.
3 تعريفات
| المصطلح | التعريف |
|---|---|
| البيانات الشخصية | البيانات الشخصية هي المعلومات المتوفرة عن شخص معين، وتُعتبر معلومات حساسة. |
| اللائحة العامة لحماية البيانات | اللائحة العامة لحماية البيانات. |
| المنطقة الاقتصادية الأوروبية | المنطقة الاقتصادية الأوروبية. |
| الطرح الأولي للعملة | مكتب مفوض المعلومات. |
| الأساس القانوني | Law that allows Advance HE use individual’s personal data. |
4 الأساس القانوني
4.1 Advance HE will only use an individual’s personal data when the law allows us to do so, this is known as “legal basis”.
4.2 Advance HE identifies the following legal basis for the purpose of this Policy.
| الأساس القانوني | التعريف |
|---|---|
| الموافقة | An individual has given Advance HE their consent to process their personal data for the specific purpose that has been explained under this Policy. An individual has a right to withdraw their consent at any time, to do so, please contact Data.Protection@advance-he.ac.uk. |
| العقد | Advance HE is required to use an individual’s data in order to deliver a contract. In addition to this, it is necessary to use data in order to take specific steps prior to entering into the contract. |
| الالتزام القانوني | Advance HE uses an individual’s personal data to comply with the law. |
| المصالح الحيوية | تعد معالجة البيانات الشخصية للفرد أمراً ضرورياً لحماية المصالح الحيوية للفرد أو لشخص آخر. |
| المصلحة العامة | يُعد استخدام البيانات الشخصية للفرد ضروريًا لأداء مهمة تُنفذ لصالح المصلحة العامة، أو لأنها تندرج ضمن مهمة منصوص عليها في القانون. |
| المصالح المشروعة | Processing an individual’s personal data is necessary to support a legitimate interest Advance HE, or another party has, only where this is not outweighed by an individual’s own interests. |
5 البيانات التي تم جمعها
5.1 Advance HE may collect and process the following data about an individual:
• Contact details, where they are provided to us.
• Information that are provided by filling in forms on our websites at advance-he.ac.uk and advance-he.org. We use Brevo as our marketing platform. When submitting an enquiry form on our website any personal data you provide will be transferred to Brevo for processing in accordance with the Brevo Privacy Policy.
• Information provided when requesting information on Advance HE products and services, subscribing to email communications on our services, news from the sector, research, and reports, posting material or requesting further services.
• Advance HE may also ask for information when reporting a problem with our site.
• Advance HE may keep a record of correspondence if an individual contacts us.
• Advance HE may also ask for surveys to be completed to be used for research purposes, although there is no obligation to respond to them.
• Details of transactions an individual may carry out through our website and of the fulfilment of orders.
• Details of individual visits to our website including, but not limited to traffic data, location data, weblogs, and other communication data, whether this is required for our own billing purposes or otherwise and the resources that is accessed.
• Details of applicants to any of Advance HE job vacancies.
5.2 Further details on the personal data collected and how it is used depends on how an individual uses Advance HE services can be found in Appendix A.
6 استخدام البيانات
6.1 Advance HE may use your data for:
• Customer care and for personalised communication of Advance HE services.
• To contact individuals for market research purposes.
• To create an individual customer profile (this may include data already provided to Advance HE, or which is generated by an individual’s use of Advance HE services, for example contact details, preferences, purchase history, app usage and online behaviour).
• Transmission of data to suppliers of Advance HE services, and we may share personal data between suppliers of Advance HE services where relevant.
• To ensure that content from our website is presented in the most effective manner for an individual and their computer.
• To provide an individual with information, products, or services that are requested from us or which we feel may be of interest.
• To carry out our obligations arising from any contracts entered between an individual and us.
• To allow individuals to participate in interactive features of our service, when chosen to do so.
• To notify individuals about changes to our service.
• To use information for reporting purposes.
• Advance HE may sometimes be obliged to disclose personal data by law such as by a regulator with appropriate power, or court order.
• Notification on job vacancies applied for.
6.2 يمكن أن تخضع المعلومات التي تحتفظ بها الهيئات العامة أو التي تُحتفظ بها نيابة عنها لطلبات الحصول على المعلومات بموجب قانون حرية المعلومات.
6.3 Further details on the personal data collected and how it is used depends on how an individual uses Advance HE services can be found in Appendix A.
7 الذكاء الاصطناعي ومعالجة البيانات
7.1 Advance HE will use Artificial Intelligence (AI) to support with the streamlining of manual processes throughout its operations.
7.2 Should Advance HE chose to use AI to process personal data, we will ensure that we continue to comply with the principles of data protection by design and default.
7.3 To do so, Advance HE will take a risk-based approach when considering the use of AI systems to process personal data. This will include:
• تقييم المخاطر التي قد تهدد حقوق الأفراد وحرياتهم عند استخدام الذكاء الاصطناعي.
• تطبيق ضوابط فنية وتنظيمية ملائمة ومتناسبة من أجل التخفيف من هذه المخاطر.
7.4 Should an individual’s personal data be used within an AI system, Advance HE will conduct the relevant risk assessment on the software to ensure there is sufficient controls in place to mitigate the risk.
7.5 يمكن الاطلاع على مزيد من التفاصيل حول البيانات الشخصية التي يتم جمعها وكيفية استخدامها من خلال الذكاء الاصطناعي في الملحق أ.
8 إدارة ملفات تعريف الارتباط
8.1 للحصول على معلومات خاصة بملفات تعريف الارتباط والتتبع على موقعنا الإلكتروني، يرجى الاطلاع علىسياسة ملفات تعريف الارتباط الخاصة بنا.
8.2 When first visiting Advance HE’s website, individuals will be presented with a cookie banner which allows them to make an informed choice about which types of cookies to accept on their device.
8.3 يمكن للأفراد أيضًا إيقاف التتبع في أي وقت باستخدام وضع التصفح الخاص.
8.4 بالإضافة إلى ذلك، إذا وافق المستخدم على ملفات تعريف الارتباط الخاصة بالتتبع، فسيكون جزء من سجل تصفحه السابق على موقعنا متاحًا أيضًا لمساعدتنا على التفاعل معه بشكل أكثر فعالية.
8.5 Cookies are small text files that are placed on an individual’s device, such as computers, phones, or tablets, when viewing pages on Advance HE websites.
8.6 These cookies allow Advance HE to track some of the individuals’ browsing preferences and optimise how website works.
8.7 While Advance HE are not actively looking to identify individuals using cookies, it may be possible for us to identify an individual or infer information about the individual.
9 المعالجة الآلية للبيانات
9.1 When interacting with Advance HE, for example by booking onto a programme or event, submitting an application for accreditation, completing a web form, downloading content from our website or opening an email sent, we may keep a record of this information on our systems and use it to determine individual interests.
9.2 Advance HE automatically generates data from certain interactions which allows us to tailor our communications so that they are relevant to the individual and assists them in accessing the information and products that may be of interest.
9.3 كما نستخدم مصادر المعلومات هذه لتحسين موقعنا وخدماتنا ومنتجاتنا، ولتقييم أداءنا التسويقي. على سبيل المثال، إذا وافق شخص ما على تلقي رسائل تسويقية عبر البريد الإلكتروني، يتم جمع معلومات حول وقت فتح الرسالة الإلكترونية وما إذا تم فتحها أم لا، والروابط التي تم النقر عليها.
9.4 تُستخدم هذه المعلومات لتقييم مدى تفاعل الجمهور مع حملة البريد الإلكتروني ومدى نجاحها.
9.5 Individuals can unsubscribe from our mailings at any time by updating their contact preferences here, from preferences page in My Advance HE Portal, or by clicking on the ‘unsubscribe’ link at the end an email received.
9.6 إذا كان أي شخص لا يرغب في أن نستخدم بياناته بهذه الطريقة، يرجى إعلامنا بذلك عبر البريد الإلكتروني على العنوان data.protection@advance-he.ac.uk.
10 تخزين البيانات الشخصية
10.1 The data that Advance HE collect may be transferred to, and stored at, a destination outside the European Economic Area (“EEA”).
10.2 كما قد تتم معالجتها من قِبل موظفين يعملون خارج المنطقة الاقتصادية الأوروبية لصالحنا أو لصالح أحد موردينا.
10.3 قد يشارك هؤلاء الموظفون، من بين أمور أخرى، في تنفيذ الطلبات ومعالجة تفاصيل الدفع وتقديم خدمات الدعم.
10.4 بمجرد تقديم البيانات الشخصية، يوافق الفرد على هذا النقل أو التخزين أو المعالجة.
10.5 Advance HE will take all steps reasonably necessary to ensure that personal data is treated securely and in accordance with this Policy.
11 حماية البيانات الشخصية
11.1 Advance HE is committed to holding personal data provided to us securely.
11.2 Where personal information is held electronically, it is held on a computer system that is owned and controlled by Advance HE or such other third party appointed by Advance HE.
11.3 To keep individuals updated on latest sector news and products/services offered by Advance HE, we will store details, in both paper and electronic format.
11.4 Paper copies are held locally by Advance HE at its offices or securely by our staff or contractors. Sometimes we will make electronic copies of paper documents or type up information from them. These documents or information are then stored on our computer system.
11.5 سيتم نقل جميع المعلومات التي يتم تزويدنا بها وتخزينها على خوادمنا الآمنة أو على خوادم أي طرف ثالث آخر قد نعيّنه من وقت لآخر لتخزين المعلومات.
11.6 إذا كان لدى أي شخص كلمة مرور تتيح له الوصول إلى أجزاء معينة من خدمتنا عبر الإنترنت، فإنه يتحمل مسؤولية الحفاظ على سرية هذه الكلمة، ولا يجوز له مشاركتها مع أي شخص.
11.7 للأسف، لا يعتبر نقل المعلومات عبر الإنترنت آمنًا تمامًا.
11.8 على الرغم من أننا سنبذل قصارى جهدنا لحماية البيانات الشخصية، إلا أننا لا نستطيع ضمان أمن البيانات التي يتم إرسالها إلى موقعنا الإلكتروني؛ ويكون أي إرسال على مسؤولية الفرد الخاصة.
11.9 بمجرد استلامنا للمعلومات، سنطبق إجراءات صارمة ونستخدم ميزات أمنية لمنع الوصول غير المصرح به.
12 مشاركة البيانات الشخصية
12.1 As with most organisations, Advance HE uses service providers to support in the delivery of services and to keep an individual’s personal data secure.
12.2 When Advance HE uses service providers, it is necessary that personal data is shared with them.
12.3 When using a service provider, Advance HE will ensure that it relies on legitimate interests to do so and ensures there are agreements in place with all service providers that oblige them to protect an individual’s personal data and that they can only process the data based on the instructions.
12.4 Where the data is transferred outside of the UK, Advance HE will make sure that data is given the same level of protection, either through that country having a comparable data protection standard (Adequacy), or by using another safeguard such as an enhanced contractual agreement (IDTA).
12.5 Sometime, Advance HE may be legally obliged to supply copies of personal information to other organisations. Advance HE may not always be able to tell the individual that we have shared information in this way, however Advance HE will ensure that this is only shared in accordance with the law.
12.6 توجد تفاصيل إضافية حول كيفية مشاركة البيانات الشخصية للأفراد في الملحق باء.
13 الاحتفاظ بالبيانات الشخصية
13.1 Advance HE will only retain personal data for as long as necessary to fulfil the purposes we collected it for.
13.2 لتحديد فترة الاحتفاظ المناسبة بالبيانات الشخصية، نأخذ في الاعتبار ما يلي:
• The amount, nature, and sensitivity of the personal data.
• The potential risk of harm from unauthorised use or disclosure of personal data.
• The purposes for which we process personal data and whether we can achieve those purposes through other means, and the applicable legal requirements.
13.3 Advance HE will ensure that our suppliers and selected third parties with whom we share personal data with, in accordance with this Policy, will delete personal data when they no longer require it.
14 روابط لمواقع أخرى
14.1 Advance HE’s website may, from time to time, contain links to other websites.
14.2 إذا تم اتباع هذه الروابط للوصول إلى أي من هذه المواقع الإلكترونية، يرجى ملاحظة أن هذه المواقع لديها سياسات الخصوصية الخاصة بها، وأننا لا نتحمل أي مسؤولية أو التزام تجاه هذه السياسات.
14.3 يرجى الاطلاع على هذه السياسات قبل تقديم أي بيانات شخصية إلى هذه المواقع الإلكترونية.
15 واجب الإبلاغ عن التغييرات
15.1 من المهم أن تكون البيانات الشخصية التي نحتفظ بها عن أي فرد دقيقة وحديثة.
15.2 يرجى إخطارنا في حال حدوث أي تغيير في بياناتك الشخصية خلال فترة علاقتك معنا.
16 الحق الشخصي في البيانات الشخصية
16.1 في ظل ظروف معينة، يحق للفرد بموجب القانون:
• Request access to their personal data (commonly known as a “data subject access request”). This enables an individual to receive a copy of their personal data held by Advance HE and to check that we are lawfully processing it.
• Request correction or ratification of the personal data that Advance HE hold about the individual. This enables them to have any incomplete or inaccurate information we hold about them corrected.
• Request erasure of personal data. This enables individuals to ask Advance HE to delete or remove personal data where there is no good reason for us continuing to process it. Individuals has the right to ask us to delete or remove personal data where they have exercised their right to object to processing.
• Object to processing of personal data where we are relying on a legitimate interest (or those of a third party) and there is something about an individual’s particular situation which makes them want to object to processing on this ground. They also have the right to object where we are processing their personal data for direct marketing purposes.
• Request the restriction of processing of individuals personal data. This enables them to ask us to suspend the processing of personal information about them, for example if you want us to establish its accuracy or the reason for processing it.
• Request the transfer of personal data to another party.
• Request to be informed about how an individual’s personal data is used.
16.2 If individuals want to review, verify, correct or request erasure of their personal data, object to the processing of their personal data, or request that we transfer a copy of their personal data to another party, please contact the data protection team at data.protection@advance-he.ac.uk and Advance HE will aim to exercise these rights within one month.
16.3 Individuals will not have to pay a fee to access their personal information (or to exercise any of the other rights). However, we may charge a reasonable fee if their request for access is clearly unfounded or excessive. Alternatively, we may refuse to comply with the request in such circumstances.
16.4 Individuals have the right to complain to the Information Commissioner (http://www.ico.gov.uk/) if there are any concerns in respect of the handling of personal data by Advance HE.
17 Additional Information Advance HE May Need
17.1 Advance HE may request specific information from individual to help us confirm their identity and ensure their right to access the information (or to exercise any of their other rights).
17.2 هذا إجراء أمني آخر مناسب لضمان عدم الكشف عن المعلومات الشخصية لأي شخص لا يحق له الحصول عليها.
18 مراجعة السياسة
18.1 قد تتغير سياسة الخصوصية هذه من وقت لآخر. يرجى مراجعتها بانتظام للتأكد من حصولك على أحدث المعلومات.
18.2 Advance HE will review this Policy on a biennial basis.
19 مسؤول حماية البيانات
19.1 The following are contact details for Advance HE’s Data Protection Officer.
البريد الإلكتروني:
مسؤول حماية البيانات
IC 1.25، مركز الابتكار
Innovation Way
York Science Park
York
YO10 5DG
البريد الإلكتروني:
data.protection@advance-he.ac.uk
الهاتف:
+4420 3870 6011
20 شكوى
20.1 إذا كان أي شخص غير راضٍ عن أي جانب من جوانب هذه السياسة، أو عن الطريقة التي تتم بها معالجة بياناته الشخصية، فيرجى الاتصال أولاً بـ data.protection@advance-he.ac.uk، ثم بمسؤول حماية البيانات. وإذا ظل الشخص غير راضٍ، فإن له الحق في تقديم شكوى إلى مكتب مفوض المعلومات (ICO):
العنوان البريدي:
مكتب مفوض المعلومات
ويكليف هاوس
ووتر لين
ويلمسلو
تشيشاير
SK9 5AF
البريد الإلكتروني:
casework@ico.org.uk
الهاتف:
+44303 123 1113
عبر الدردشة المباشرة:
https://ico.org.uk/global/contact-us/live-chat
الملحق أ: جمع المعلومات واستخدامها
أنا أتصفح موقعكم الإلكتروني حالياً.
If you are just browsing the website, Advance HE may collect your data using cookies (section 6) or other tracking technology.
لقد أرسلت نموذج "اتصل بنا" أو استخدمت خدمة "EDI Advice Service".
| الغرض من استخدام البيانات | نوع البيانات المستخدمة | الأساس القانوني |
|---|---|---|
| معالجة استفسارات "اتصل بنا" والرد عليها. | الاسم، عنوان البريد الإلكتروني، رقم خدمة العملاء، اسم المؤسسة/المنظمة، نوع الدعم المطلوب | المصلحة المشروعة / الموافقة |
| معالجة استفسار EDI والرد عليه. | الاسم، عنوان البريد الإلكتروني، اسم المؤسسة/المنظمة، المسمى الوظيفي، فئة الوظيفة، نوع الدعم المطلوب | المصلحة المشروعة / الموافقة |
أنا أحد مستخدمي خدمتكم.
| الغرض من استخدام البيانات | نوع البيانات المستخدمة | الأساس القانوني |
|---|---|---|
| معالجة طلب العضوية وإنشاء ملف تعريفي فردي للعميل. | الاسم، العنوان، عنوان البريد الإلكتروني، رقم الهاتف، تفاصيل المؤسسة | الموافقة / العقد |
| إدارة حسابك / عضويتك (بما في ذلك ملف تعريف العميل الشخصي) | الاسم، العنوان، عنوان البريد الإلكتروني، رقم الهاتف، تفاصيل المؤسسة، تفاصيل الخدمات المستخدمة، تفضيلات الملف الشخصي، تفاصيل استخدام التطبيق | الموافقة / العقد |
| تقديم خدماتنا الاستشارية. | الاسم، العنوان، عنوان البريد الإلكتروني، رقم الهاتف، البيانات الخاصة بالمشروع | الموافقة / العقد |
| إرسال استبيان تقييم العملاء. | الاسم، عنوان البريد الإلكتروني، اسم المؤسسة | الموافقة / العقد |
| لإرسال معلومات إليك عن المنتجات أو الخدمات ذات الصلة. | الاسم، عنوان البريد الإلكتروني | الموافقة |
| للاستخدام في إعداد التقارير الداخلية. | الاسم، اسم المؤسسة | الموافقة |
| لإبلاغك بالتغييرات التي تطرأ على خدماتنا. | الاسم، عنوان البريد الإلكتروني | الموافقة |
| للتواصل لأغراض إجراء أبحاث السوق. | الاسم، عنوان البريد الإلكتروني | الموافقة |
أنا عضو في لجنة التحكيم أو مقيم مستقل.
| الغرض من استخدام البيانات | نوع البيانات المستخدمة | الأساس القانوني |
|---|---|---|
| لإرسال الطلبات إليك لمراجعتها. | الاسم، العنوان، عنوان البريد الإلكتروني، رقم الهاتف | الموافقة / العقد |
| لدفع المبلغ لك. | الاسم، العنوان، التفاصيل المصرفية، عنوان البريد الإلكتروني | الموافقة / العقد |
لقد حجزت لحضور فعالية.
| الغرض من استخدام البيانات | نوع البيانات المستخدمة | الأساس القانوني |
|---|---|---|
| جاري معالجة حجزك. | الاسم، عنوان البريد الإلكتروني، العنوان، رقم الهاتف، المسمى الوظيفي، تفاصيل الدفع | الموافقة / العقد |
| إرسال استبيان تقييم العملاء. | الاسم، عنوان البريد الإلكتروني، اسم المؤسسة | الموافقة |
لقد قدمت طلب توظيف.
| الغرض من استخدام البيانات | نوع البيانات المستخدمة | الأساس القانوني |
|---|---|---|
| جاري معالجة طلبك. | الاسم، عنوان البريد الإلكتروني، رقم الهاتف، المسمى الوظيفي الحالي، جهة العمل الحالية، السيرة الذاتية، حالة الإعاقة (إن وجدت)، احتياجات التكييف المعقولة (إن وجدت)، تفاصيل المساواة والتنوع (إن وجدت) | الموافقة |
| فرز المرشحين. | السيرة الذاتية | الموافقة |
| الدعوة إلى إجراء المقابلات وإجراؤها. | الاسم، عنوان البريد الإلكتروني، السيرة الذاتية، ملاحظات المقابلة | الموافقة |
أنا شريك.
| الغرض من استخدام البيانات | نوع البيانات المستخدمة | الأساس القانوني |
|---|---|---|
| معالجة الطلبات / إعداد التقارير المتعلقة بتوزيع العمل والقدرة على التسليم | الاسم، عنوان البريد الإلكتروني، رقم الهاتف، المسمى الوظيفي الحالي، جهة العمل الحالية، السيرة الذاتية، حالة الإعاقة (إن وجدت)، احتياجات التكييف المعقولة (إن وجدت)، تفاصيل المساواة والتنوع (إن وجدت) | الموافقة / العقد / المصلحة المشروعة |
| للتواصل معك بشأن فرص العمل معنا | الاسم، عنوان البريد الإلكتروني، رقم الهاتف | الموافقة / المصلحة المشروعة |
| للتواصل معك بشأن فرص تطوير المنتجات و/أو المشاريع | الاسم، عنوان البريد الإلكتروني، رقم الهاتف | الموافقة / المصلحة المشروعة |
| لمساعدتك في الشؤون الإدارية واللوجستية المتعلقة بتطوير عملك وتنفيذه | الاسم، عنوان البريد الإلكتروني، رقم الهاتف | الموافقة / المصلحة المشروعة |
لقد حضرت اجتماعًا عبر Zoom.
| الغرض من استخدام البيانات | نوع البيانات المستخدمة | الأساس القانوني |
|---|---|---|
| يمكن طرح الأسئلة خلال اجتماعات Zoom، مع طلب إدخال الإجابات في نافذة الدردشة. وسيقوم نظام StreamAlive (نظام الذكاء الاصطناعي) باستخراج الكلمات الرئيسية من نافذة الدردشة وتحويلها إلى شرائح عرض تقديمي ستكون مجهولة المصدر وسيتم توزيعها بعد انتهاء اجتماع Zoom. وفي بعض الأحيان، قد تكون هناك أسئلة تتطلب إدخال معلومات شخصية. | العرق، الأصل العرقي، الانتماء السياسي، المعتقدات الدينية/الفلسفية، الحياة الجنسية، الميل الجنسي | الموافقة الصريحة (سيكون للأفراد خيار تحديد ما إذا كانوا يرغبون في التعليق داخل الدردشة) |
